System Workflow – przejrzyste procesy w firmie
W biznesie nie ma miejsca na niejasności i brak planu. Zarządzanie projektami wymaga jasnej struktury oraz dobrego sposobu zarządzania. Odpowiednie ustalenia, celowe i świadome działanie to już połowa sukcesu. W tym celu warto stosować odpowiednie narzędzia, które pomogą ustalić priorytety i usystematyzować kluczowe dla firmy kwestie. Jednym z nich, proponowanym przez grupę ŚGIt, jest System Workflow, który usprawni i uporządkuje system pracy wśród Twoich pracowników.
System Workflow – sposób na efektywność
Systemy Workflow to – w dużym skrócie – metoda przydzielania zadań do wykonania wśród Twoich pracowników w najbardziej efektywny i przejrzysty dla nich sposób. Oparta jest na działaniu centralnie moderowanej elektronicznej platformy, która gromadzi wszystkie niezbędne instrukcje przesyłane następnie do odpowiednich osób zgodnie z ustaloną wcześniej procedurą. To po prostu lepszy sposób na przesył informacji wśród Twoich współpracowników pozwalający na bardziej efektywne zarządzanie i komunikację menedżerską.
Dlaczego warto wybrać system Workflow?
Zazwyczaj do zarządzania swoim zespołem, osoby na kierowniczych stanowiskach stosują stare i utarte metody komunikacji. Chodzi o wszelkie komunikaty oraz polecenia słowne, instrukcje na papierze, faksy oraz formy elektroniczne jak maile i SMS-y. Metody te były dobre jeszcze parę lat temu, jednak w obliczu nowych technologii i form zarządzania nie zdają egzaminu. Ulegają zbyt dużemu rozbiciu informacji oraz powodują chaos informacyjny, co przekłada się na niską efektywność wykonywanych zadań. Z pomocą przychodzą zintegrowane Systemy Workflow.
To innowacyjne oprogramowanie łączące różne sposoby komunikacji w unowocześnionej i skoordynowanej odsłonie. Cechuje je automatyzacja oraz funkcjonalny charakter. Miejscem zarządzania informacjami i poleceniami jest cyfrowa platforma posiadająca przejrzysty oraz intuicyjny interfejs, w którym użytkownicy łatwo się odnajdują. Komunikaty są spójne, a zadania cykliczne są wprowadzane automatycznie. Już nie trzeba korzystać z wielu aplikacji naraz, ponieważ wszystko jest ulokowane w jednym programie, a System Workflow oprócz wersji stacjonarnej posiada także mobilną.
Sprawdź również inne artykuły, które pomogą Ci wybrać najlepsze systemy dla swojej firmy:
- Wdrożenie CRM w firmie krok po kroku
- CRM w chmurze – na czym polega to rozwiązanie?
- System informatyczny ERP dla firm
- Wdrożenia Comarch dla małych firm: podnieś efektywność pracy i skutecznie zarządzaj biznesem
Jakie możliwości zapewniają systemy Workflow?
Zintegrowanie wielu funkcji i metod komunikacji w jednej cyfrowej platformie pozwala na efektywne oraz sprawne zarządzanie swoimi współpracownikami. Od tej pory będą mogli mieć łatwy dostęp do serwisu, w którym znajdą wszystkie swoje zadania oraz jasne warunki ich zrealizowania. Podniesie to zdecydowanie jakość i efektywność ich pracy. Natomiast wersja mobilna umożliwi zarówno im, jak i kadrze menedżerskiej, komunikację oraz wgląd do zadań na każdym obszarze działania. Miejsce, czas i odległość nie będą już przeszkodą.
System Workflow to również łatwa organizacja dokumentów. Oprogramowanie wprowadza automatyczne zarządzanie systemem ich obiegu oraz pozwala na swobodny przepływ i ewidencję informacji dotyczących zasobów ludzkich. Przejrzysty oraz trafny układ umożliwia łatwe tworzenie harmonogramów, a także klasyfikację zadań. Dzięki dobrze zorganizowanej strukturze każda wiadomość oraz polecenie trafiają od razu właściwej osoby. Całość dokumentacji jest w ciągłym ruchu oraz dostępna na wyciągnięcie ręki w każdej chwili i nie zajmuje zbędnej przestrzeni.
Co będzie potrzebne, by wprowadzić system Workflow?
Kluczowym elementem działania systemu jest określenie na początku schematu oraz specyfiki funkcjonowania firmy. Nie musisz jednak obawiać się braku wiedzy w tym zakresie i ryzyka błędu. Uzyskasz pełne wsparcie techniczne i analityczne ze strony naszych specjalistów z grupy ŚGIt podczas całego procesu wdrożenia oraz przystosowania oprogramowania do warunków Twojego zespołu. W trakcie procesu wszystkie dokumenty będą adaptowane do wersji elektronicznej i umieszczone w bazie. Pozwoli to na pełną archiwizację wszystkich niezbędnych danych oraz praktyczne użycie – a tym samym ograniczenie ryzyka ich utraty.
Systemy Workflow w pierwszej fazie przystosowania, od razu wprowadzają najważniejsze procesy dla funkcjonowania firmy. Przede wszystkim są to akceptacje faktur, korespondencja między pracownikami i kadrą zarządzającą, sposoby rozliczania kosztów oraz windykacji. Szczególnie atrakcyjnym aspektem, który okazuje się kluczowy w perspektywie długofalowej, jest możliwość zmiany oraz aktualizacji schematów początkowych, odpowiedzialnych za strukturę całego systemu komunikacji i zarządzania.
Dla jakich firm sprawdzi się system Workflow?
Cyfrowa platforma usprawniająca kontakt i podział zadań, czyli System Workflow, to zdecydowanie rozwiązanie dla każdej firmy, która posiada znaczną ilość zasobów ludzkich. Tak dużymi zespołami niełatwo zarządzać, polegając na niezliczonych archaicznych metodach niemających ze sobą wspólnej płaszczyzny. Naprzeciw wyzwaniom komunikacyjnym i menedżerskim wychodzi Grupa ŚGIt mająca ogromne doświadczenie na rynku nowych technologii oraz posiadająca odpowiednie zaplecze techniczne. Receptą jest zintegrowany, wielofunkcyjny i przejrzysty system.
Chcesz skorzystać z naszej oferty? Zapraszamy do kontaktu!