Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – jak wdrożyć i dlaczego warto?

Masz dość szaf pełnych dokumentów, które tylko zbierają kurz? Chcesz postawić na digitalizację i szybkie zarządzanie obiegiem dokumentów w Twojej firmie? Elektroniczny obieg dokumentów w firmie jest rozwiązaniem, które pomoże przedsiębiorstwu raz na zawsze rozprawić się z tonami dokumentów.

 

Dlaczego warto wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Odejście od tradycyjnej (papierowej) formy dokumentów nie jest jedynie trendem, którego główną zaletą jest ochrona przyrody; to przede wszystkim automatyzacja procesów firmy i digitalizacja jej zasobów. Z roku na rok zwiększa się znaczenie Internetu we współczesnym biznesie. Dzięki globalizacji i postępie technologii firmy mają możliwość dotarcia do osób praktycznie z całego świata. Dzięki temu znacznie poszerzają się możliwości sprzedażowe tych przedsiębiorstw. 

Procesy sprzedażowe, współpraca wewnątrz działów czy komunikacja z klientem – wszystkie te czynności coraz częściej wykonywane są za pośrednictwem odpowiedniego oprogramowania. Dlaczego zatem nie przenieść do “świata wirtualnego” również przepływu dokumentów w firmie?

Chcę wiedzieć więcej

 

Co to jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Elektroniczny obieg dokumentów to w praktyce potoczna nazwa na system, który umożliwia przesyłanie i procesowanie dokumentów firmy za pośrednictwem specjalnych programów, bez użycia papieru. Wiele firm wciąż korzysta z tradycyjnych rozwiązań, które mają swoich zwolenników. Coraz częściej jednak przedsiębiorstwa te decydują się na wybór programu do elektronicznego obiegu dokumentów. Oprogramowanie daje niezliczone możliwości firmie, która zdecydowała się na wdrożenie go w swoich strukturach. Najpopularniejszymi funkcjami tego systemu są m.in.:

  • moduł umożliwiający skanowanie dokumentów papierowych
  • moduł pozwalający na szybkie wyszukanie fraz kluczowych w dokumentach znajdujących się w bazie
  • tworzenie raportów o wykonanych zadaniach przez pracowników firmy

 

Sprawdź również inne artykuły, które pomogą Ci wybrać najlepsze systemy dla swojej firmy:

 

Jak wybrać odpowiedni system elektronicznego obiegu dokumentów?

Obecnie mamy do wyboru wiele systemów, które oferują elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Jak wybrać ten właściwy, aby wdrażanie tego oprogramowania nie zacząć od eksperymentu? Uwagę warto zwrócić na wiele czynników. Przede wszystkim nie należy sugerować się ceną, a jakością i możliwościami, jakie niesie system elektronicznego obiegu dokumentów. Wybór najtańszego rozwiązania często jest wyborem najgorszego systemu, który nie będzie działał należycie albo – co gorsza – nie będzie zabezpieczał naszych dokumentów w wystarczający sposób. 

Przy wyborze programu do elektronicznego obiegu dokumentów warto natomiast kierować się funkcjonalnością systemu. Upewnijmy się, że oferuje on takie możliwości jak np.:

 

  • Szybkie wyszukiwanie i zarządzanie dokumentami – to główna i podstawowa zaleta systemów elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Bez tej funkcjonalności nasze oprogramowanie niewiele różni się od tradycyjnego archiwum, w którym setki dokumentów zalegają w szafie (folderze) i potrzeba dużo czasu, aby odszukać odpowiednie dane;

 

  • Proste modelowanie procesów w firmie – oprogramowanie, o którym mowa pozwala również na precyzyjne określanie celów danego projektu i sposobów osiągania tych “targetów”;

 

  • Śledzenie historii zmian – obieg dokumentów w firmie oznaczać może wprowadzanie zmian przez kolejnych członków zespołu. Śledzenie historii zmian zapewni kontrolę nad wprowadzonymi poprawkami, możliwość powrotu do poprzedniej wersji oraz wskaże zmiany wprowadzone przez poszczególnych pracowników;

 

  • Automatyczne aktualizowanie – ten punkt jest ogromnym atutem zwłaszcza dla firm, których pracownicy wykonują swoje zadania zdalnie lub mobilnie obsługują klientów. Gdy jeden pracownik wprowadzi do systemu dokument inny członek zespołu błyskawicznie ma do niego dostęp. Sprawdza się to m.in. w relacjach handlowiec – księgowy, w których specjalista ds. sprzedaży podpisuje umowę z klientem i od razu wprowadza dokument do programu. Natomiast księgowość, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów w firmie może natychmiast wystawić rachunek bądź fakturę;

 

  • Wsparcie techniczne – każdy system elektronicznego obiegu dokumentów w firmie może na jakimś etapie swojej pracy ulec awarii – wówczas niezwykle ważne jest, aby wsparcie techniczne przyjechało do firmy jak najszybciej i jak najszybciej usunęło awarię. To samo tyczy się możliwości rozwoju oprogramowania i dodawania do niego dodatkowych funkcji – czas działania w przypadku przedsiębiorstwa ma z pewnością duże znaczenie.

 

Elektroniczny obieg dokumentów – zalety systemu

Podstawową zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwość uniknięcia w firmie stosów dokumentów, które z czasem “zagradzać” będą nam kolejne pomieszczenie, przekształcane w archiwum. Nie ma także problemu z późniejszym odszukaniem konkretnego dokumentu oraz ryzyka utraty ważnych informacji. Kolejną zaletą, jaką daje elektroniczny obieg dokumentów, jest uniknięcie sytuacji, w której umowa, faktura bądź inny dokument, zawierający poufne dane trafia do nieupoważnionej osoby. Ewentualny wyciek danych poprzez takie zaniedbanie mógłby być tragiczny w skutkach. To jednak nie wszystkie zalety tego typu oprogramowania. Kolejnymi atutami są:

 

  • Generowanie oszczędności – wbrew opinii wielu osób wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów generuje koszt tylko na początku. Następnie niesie za sobą spore oszczędności. Dlaczego? W przypadku powiększającej się ilości dokumentów w tradycyjnej formie prędzej czy później przedsiębiorstwo musi przeznaczyć dodatkowe środki na utrzymanie archiwum. Nierzadko również pojawia się konieczność zatrudnienia osoby, która sprawować będzie nad nim opiekę. Oprogramowanie, które przedstawiamy w tym artykule umożliwia zaoszczędzenie tych kosztów;

 

  • Usprawnienie pracy zdalnej – gdy pracownicy wykonują swoje zadania w zaciszu domowym nie mają oni dostępu do dokumentów w formie papierowej. Niezbędne dane są zatem albo niedostępne, albo przesyłane drogą mailową, która stale narażona jest na potencjalne ataki hakerskie. W elektronicznym obiegu dokumentów w firmie nie ma tego problemu. Dokumenty dostępne są z każdego miejsca na świecie, a w dodatku są one odpowiednio zabezpieczone;

 

  • Efektywne wykorzystanie informacji – brak konieczności kartkowania poszczególnych stron dokumentów umożliwia jeszcze szybsze dotarcie do danych, na których w danej chwili najbardziej nam zależy. To z kolei poprawia produktywność zespołu i do minimum skraca czas odnajdywania ważnych informacji.

 

Dla kogo program do elektronicznego obiegu dokumentów będzie odpowiedni?

Trudno jednoznacznie wskazać jedną czy dwie branże firm, które szczególnie powinny zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów. Zalety tego systemu pozwalają na dostosowanie go do potrzeb i charakterystyki pracy małych, średnich i dużych przedsiębiorstw. Można jednak bez trudu wskazać, które branże najczęściej wykorzystują to oprogramowanie w codziennej pracy. Są to przedsiębiorstwa z branż:

  • Finanse i księgowość
  • Administracja i organizacja pracy
  • Zarządzanie produkcją
  • Sprzedaż, obsługa klienta
  • Zarządzanie zasobami ludzkimi, HR

 

To właśnie te branże na co dzień mierzą się z niezliczoną ilością dokumentów, których segregacja i archiwizacja stanowi poważne wyzwanie. Oprogramowanie pozwalające na elektroniczny obieg dokumentów w firmie umożliwia wprowadzenie dokumentów do systemu, a później ich łatwe odnalezienie. 

 

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów

Proces wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w firmie powinien zostać poprzedzony dokładną analizą. Dotyczy to zarówno analizy wewnątrz firmy (dobry research oraz wybór firmy doświadczonej w tego typu instalacjach), jak i analizy po stronie wykonawcy całego wdrożenia (ustalenie zakresu i rodzajów dokumentów, jakie mają zostać zdigitalizowane).

Kolejnym krokiem wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów powinno być przygotowanie analizy z uwzględnieniem dotychczasowego trybu przekazywania dokumentów, wskazanie słabych stron i zagrożeń związanych z obiegiem dokumentów. 

Trzecią czynnością jest zazwyczaj instalacja i implementacja systemu w strukturach firmy; poprzedzona testami i poprawą ewentualnych błędów. Ostatnim etapem wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest natomiast szkolenie pracowników, nadanie dostępów i zabezpieczenie sieci przed ewentualnymi atakami hakerskimi. 

 

Chcesz skorzystać z naszej oferty? Zapraszamy do kontaktu!

Outsourcing IT